在家工作不可避免地需要找到與同事交流的新方法。對我們大多數(shù)人來說，適應新的工作方式需要使用視頻會議軟件，比如Zoom、微軟團隊或Skype。雖然視頻通話并不是什么新鮮事，但我們對它的依賴卻是新鮮事，而且這種突然的變化意味著許多人不得不立即適應技術的轉變，在所有其他生活方式的改變強加給世界各地的社會之上。

在某些情況下，員工立即轉向虛擬會議導致了分心和不可避免的技術問題導致中斷，從而降低了參與度。“變焦疲勞”的現(xiàn)象已經(jīng)被廣泛報道過，一個工作日被接二連三的視頻電話占據(jù)是很常見的，這讓人很累，最后只留下很少的時間來做其他事情。

按照這個簡單的指南，確保你能從虛擬會議中獲得最大的好處，并想出如何將這些想法付諸實踐，使其適合你的團隊。

1. 生產(chǎn)的指導方針

同樣，公司也有辦公室行為的行為準則，一套簡短的數(shù)字通信準則將有助于在虛擬領域維護公司文化。這些措施可能涉及提醒人們注意他們的個人責任- -其中一些責任將在下文概述- -或就使用技術和特殊特性提出指導。以下幾個方面可以包含在本文檔中，它們都旨在幫助您的虛擬會議盡可能順利和高效地運行。

2. 簡化

應該讓遠程工作的團隊明白，大多數(shù)技術責任是個人的，應該按照個人的方式處理。會議中突然出現(xiàn)的、耗費時間的問題可能包括連接問題、糟糕的視頻或音頻質(zhì)量或令人分心的背景。大多數(shù)這些事情都可以通過個人在會議前測試他們的設置并提前幾分鐘準備來解決。

通過使用hello background縮放虛擬背景等功能，充分利用該技術來減少干擾。把你的團隊聚集在同一個虛擬桌子周圍是一種有趣的方式來改變事情，同時也減少背景視覺干擾，增加你的團隊的隱私。

3.回到基礎知識

在實際會議中，嚴格的議程和會議角色可能不那么重要，特別是在團隊之間相互了解足以完成手頭任務的情況下。然而，在虛擬會議中，面對面時我們所依賴的正常社交線索在虛擬窗口中消失了。

在一個清晰的議程中定義你的目標，并將其作為預讀材料傳播開來，這將有助于在會議中節(jié)省時間，特別是當人們在不同的團隊之間流動的時候。這些可以保存在電話邀請中，并在會議開始時放入聊天框，以便人們方便地參考。

分配會議椅是一種簡單的方法，可以幫助你保持虛擬會議的正常進行，并在適當?shù)臅r候限制在主題上花費的時間，以避免會議持續(xù)的時間過長。還有其他角色，比如“聊天調(diào)解員”，從邊聊中找出重要信息或問題(如果有用的話)，這可能有助于促進對話，讓每個人都參與進來。

4. 增加互動

在最好的情況下，讓每個人都參與進來是很困難的，在虛擬會議中就更困難了。在會議期間與每個人聯(lián)系，詢問他們的想法，這是確保人們關注的一種簡單方法，但你也可以嘗試探索在正常會議中不常見的額外功能。例如，共享處理文檔的屏幕或者使用虛擬白板可以幫助人們避免關機。

5. 保持簡短

盡可能把虛擬會議的時間控制在30-45分鐘，而不是假設每件事都至少需要一個小時。雖然有時候和同事聊天是件好事，但一個多小時接6個電話會讓人筋疲力盡，降低你的整體工作效率。有了明確的議程和良好的時間管理，大多數(shù)會議都可以減半。

無論你的虛擬會議持續(xù)多長時間，都要以一個積極的、富有成效的方式，用清晰的行動，面帶微笑地總結。當工作效率和士氣得到提升時，你為激勵遠程團隊付出的額外努力將是非常值得的。